O registo comprovantes é feito na página “Movimentos” (LINK).
Para inserir um novo comprovante usa-se o botão “Registo”.
Este botão faz aparecer a janela de registo de movimentos.
⇒Se indicar um nº de comprovante já existente, em vez de inserir passa a ver / modificar esse comprovante.
⇒Para passar ao campo seguinte pode usar a tecla TAB.
A utilização repetitiva da tecla TAB viaja por todos os campos da janela.
⇒ Depois de preencher o nº de comprovante aparece automaticamente o nº de pedido.
Este campo indica sempre em que pedido o comprovante foi inserido.
Documento
Neste bloco preenchem-se os dados que identificam o documento de suporte: nº de documento, data, fornecedor e valor total.
⇒ Obs. sobre o preenchimento de datas:
As datas são representadas no formato AAAA-MM-DD. Por exemplo 2013-03-13.
Mas são aceites em vários formatos. Por exemplo: 13032013 ou 13/3/2013.
Contrato público
Este bloco tem um único campo, para indicação do Contrato Público (LINK).
Os contratos são registados na página “Contratação Pública”,
Neste campo Contrato aparece, para escolha, um dos contratos aí registados.
Se o comprovante não estiver sujeito a contratação pública deve escolher-se a opção “(Não Aplicável)”.
⇒ O preenchimento do campo é dispensável para comprovantes relativos a pagamento de salários (LINK).
Imputação
Neste bloco imputa-se o documento a um nº de ordem de investimento (LINK).
A lista de nº de ordem encontra-se na folha “Classificação dos Investimentos”.
Neste campo “Nº Ordem” aparece, para escolha, um dos elementos dessa lista.
Após o nº de ordem indica-se uma descrição.
Os campos seguintes são calculados automaticamente.
⇒ Caso haja copromotores a lista de nºs de ordem poderá estar circunscrita ao copromotor atualmente selecionado no filtro (LINK).
⇒ Caso seja necessário repartir o comprovante por mais de um nº de ordem, o botão Inserir permite acrescentar novas linhas de imputação.
Despesa
Neste bloco indicam-se os valores da despesa.
No campo Valor indica-se o valor total relativo ao nº de ordem anteriormente indicado.
Nos restantes campos indica-se o Investimento, o Elegível e o valor de IVA incluído no elegível.
Exemplos
1) Uma fatura simples com IVA não elegível: no campo Valor indica -se o total do documento; no campo Investimento e no Elegível indica o valor sem IVA.
2) Se a fatura contiver itens que nada tenham a ver com o projeto o valor desses items é incluído no campo Valor do documento mas não na despesa. (A Despesa inclui apenas os valores dos itens relacionados com o projeto.
Por exemplo, suponha que temos uma fatura onde aparece a compra de uma impressora e de uma caixa de papel (por hipótese não relevante para o projeto). No Valor do documento aparece o valor total da fatura (incluindo a caixa de papel). No Valor da Despesa aparece apenas a impressora (com IVA). No Investimento e no Elegível aparece o custo da impressora sem IVA.
3) Se parte ou a totalidade do IVA for imputável os campos Investimento e Elegível devem incluir esse IVA elegível que deve também ser indicado em separado no campo IVA.
Por exemplo, se tiver uma fatura de 1200 Euros com IVA a 20% (portanto, 1000 Euros + 200 Euros de IVA) e o IVA for imputável for 25% (pro rata 75%), indica-se Investimento=Elegível=1050; IVA=50. Nas mesmas condições se o IVA for imputável na totalidade deve indicar-se Investimento=Elegível=1200; IVA = 200.
Contabilização
Neste bloco Contabilização indica-se o nº de lançamento, data e conta.
Fluxo financeiro
Neste bloco indica-se a Forma, Referência, Data e Valores do pagamento ("fluxo financeiro").
No campo Valor Doc. indica-se o valor total do pagamento efetuado (incluindo quer o pagamento relativo ao comprovante quer outros valores eventualmente pagos na mesma operação).
No campo Valor indica-se o valor pago em referência apenas ao Valor da despesa).
No campo Elegível indica-se a parte do pagamento correspondente a despesa elegível.
Exemplo
Admita que queremos registar o pagamento de uma fatura de 1200 Euros (por hipótese 1000 Euros Elegível e 200 Euros de IVA). Admita também que o pagamento foi feito na totalidade e incluído numa transferência de 5.000 Euros que envolvia, portanto, outros pagamentos:
Em Valor Doc. indica-se o total da transferência (5000 Euros). Em Valor regista-se o pagamento do documento (1200 Euros) e no Elegível 1000 Euros.
⇒O pagamento poderá ficar vazio e ser preenchido num pedido de pagamento seguinte.
Esta será a prática normal nos pedidos do tipo “Adiantamento contra fatura” (LINK).
Certificação
Neste bloco preenche-se a Certificação (“S/N”).
Caso seja “N” é obrigatório indicar, adicionalmente, uma “Observação”.
A lista de observações encontra-se na página “ROC / TOC / Responsável Competente”.
⇒ Na mesma página podem acrescentar-se novas observações à lista (LINK).